Erstellung eines Manuskripts für eine wissenschaftliche Publikation: Was gilt es dabei zu beachten?

Der nachfolgende Text gibt einen allgemeinen Überblick zum Thema „Manuskripterstellung“. Detaillierte Vorgaben der einzelnen Zeitschriften finden sich im Bereich „Informationen für Autor:innen“ oder „Hinweise zur Manuskripteinreichung“, den man so oder etwas anders lautend auf jeder Zeitschriftenwebsite findet.
Den Hinweisen und Vorgaben sollte Beachtung geschenkt werden, weil eine erhebliche Abweichung zu einer Ablehnung des Manuskripts führen kann. Idealerweise sollte das Manuskript bereits beim Schreiben den Vorgaben angepasst werden, um aufwendige Umformatierungs- oder Überarbeitungsarbeiten zu vermeiden.
Bei Fragen und Klärungsbedarf sollte mit den Herausgebenden Rücksprache gehalten werden. Einen ersten Eindruck zur Gestaltung des Manuskripts bieten auch die in der Zeitschrift bereits veröffentlichten Artikel.

Formale Gestaltung

Die meisten Zeitschriften machen genaue Angaben darüber, wie die eingereichten Manuskripte gestaltet werden sollen. Diese können folgende Punkte umfassen:

• Formatierung des Textes, z.B. Seitenrand, Schriftart, Schriftgröße, Seitennummerierung, Zeilennummerierung, Nummerierung von Absätzen, Überschriften etc.
• Formatierung von Tabellen und Beschriftungen
• Bevorzugter Zitierstil, z.B. Vancouver
• Formatierung von Formeln
• Zu verwendende Formate für Texte, Bilder, Diagramme etc., z.B. .docx, .jpeg, .pdf
• Schreibweise insbesondere bei englischsprachigen Dokumenten: Britisches oder Amerikanischen Englisch
• Umgang mit Abkürzungen und Hinweise zur Erstellung eines Abkürzungsverzeichnisses
• Gewünschte Länge des Manuskripts in Abhängigkeit vom Artikeltyp
• etc.

In manchen Fällen wird auch eine Formatvorlage (engl. Template) zur Verfügung gestellt, die das Formatieren des Manuskripts erleichtert.

Zu beachten ist, dass bei Überschreitung der Längenvorgaben statt Kürzung bei manchen Zeitschriften Gebühren verlangt werden („Page Charges“).
Für farbige Abbildungen werden vereinzelt auch sogenannte „Colour Charges“ verlangt, insbesondere wenn die Zeitschrift noch zusätzlich als Druckausgabe erscheint. Diese Kosten werden unabhängig von den Publikationsgebühren fällig, die für Open-Access-Publikationen bezahlt werden müssen.

Gliederung und inhaltliche Gestaltung

Neben Hinweisen zur formalen Gestaltung gibt es solche, die die inhaltliche Gestaltung und Gliederung betreffen.

Häufig wird mit Blick auf die Gliederung die sogenannte IMRaD-Struktur gefordert, d.h. das Manuskript folgt dem Aufbau:

• Einleitung (englisch: introduction)
• Methodik
• Ergebnisse (englisch: results)
• Diskussion.

Nicht mehr Bestandteil dieser Struktur, aber unerlässlich ist der Abschnitt „Referenzen“, in der die im Text zitierte Literatur aufgeführt wird. Die Formatierung wird in der Regel vorgegeben durch den Zitierstil.

Gelegentlich wird für die Einreichung eine Auflistung der Abbildungen, Graphiken etc. mit Beschriftung am Ende verlangt. Im Text selbst wird zunächst nur auf die Abbildung verwiesen. Beim professionellen Setzen der Publikation wird dann die Abbildung, Graphik etc. in die Publikation eingefügt. Auch ist es möglich, dass ein separates Hochladen von Abbildungen etc. verlangt wird.

Darüber hinaus wurden für die unterschiedlichen Studientypen Richtlinien für die einheitliche Berichterstattung entwickelt. Diese sind über die Website des EQUATOR Network (Enhancing the QUAlity and Transparency Of health Research) abrufbar. Dort finden sich – sofern verfügbar –Spezifikationen und Übersetzungen. Beispiele für solche Leitlinien sind:

• Randomisierte Studien: CONSORT
• Beobachtungsstudien: STROBE
• Übersichtsstudien und Meta-Analysen: PRISMA
• Klinische Fallstudien: CARE
• Qualitative Studien: SRQR
• Studien zur diagnostischen Genauigkeit: STARD
• Verbesserung der Qualität: SQUIRE
• Ökonomische Bewertung: CHEERS
• Tierversuchsstudien: ARRIVE
• Studienprotokolle: SPIRIT
• Klinische Praxis: AGREE.

Viele Zeitschriften geben in ihren Autor:inneninformationen Hinweise, welche Leitlinien jeweils zur Anwendung kommen sollten.

Manche Zeitschriften machen auch Vorgaben über Nomenklaturen, die beispielsweise für Arzneimittel, Gene oder Proteine verwendet werden sollen. Auch die Verwendung von Maßeinheiten und Abkürzungen wird teilweise geregelt.

Weitere Informationen, die im Rahmen der Manuskripterstellung bereitgestellt werden

Desweiteren verlangen wissenschaftliche Zeitschriften oftmals weitere Informationen, die entweder direkt in das Manuskript eingefügt oder anderweitig hinzugefügt werden. Welche Informationen das sind, ist auch abhängig von der Art der Publikation; unterschieden wird beispielsweise zwischen Forschungsartikeln, Fallstudien, Überblicksartikeln, Kommentaren oder Kurzberichte. In den Lebens­wissen­schaften werden häufig folgende Punkte gefordert; die Liste ist nicht abschließend:

• Abstract: Zusammenfassung der Methodik und der wesentlichen Ergebnisse entweder in Fließtext oder – sofern von der Zeitschrift verlangt – graphisch aufbereitet. Alternativ wird bei einigen Zeitschriften auch ein Abstract verlangt, was sich an die interessierte Öffentlichkeit wendet.
• Acknowledgement oder Danksagung: Nennung von Personen und/oder Arbeitsgruppen, die einen Beitrag zum Manuskript geleistet haben, der aber nicht zur Autor:innenschaft qualifiziert, z.B. Ideengeber:innen, Hilfskräfte, Gutachter:innen oder Drittmittelgeber:innen (Funding Acknowledgments).
• Affiliation: Einrichtung, an der die Autor:innen die Forschung durchgeführt haben.
• Beiträge einzelner Autor:innen: Auflistung, welchen Beitrag die einzelnen Autor:innen zum Manuskript geleistet haben; gängig ist hier die Darstellung nach der Contributor Role Taxonomy (CRediT). Einige Zeitschriften machen auch deutlich, welche Beiträge zu einer Autor:innenschaft qualifizieren.
• Informationen zur Registrierung von klinischen Studien: Sofern Ergebnisse aus einer klinischen Studie dargestellt werden, müssen entsprechende Informationen zur Registrierung bereitgestellt werden. Insbesondere in den Lebenswissenschaften ist in bestimmten Kontexten eine vorherige Registrierung von Studien verpflichtend.
• Darlegung von Interessenskonflikten: Offenlegung von wirtschaftlichen oder persönlichen Verbindungen zu Unternehmen, Einrichtungen oder Personen etc., die von der Forschung positiv oder negativ betroffen sein können.
• Begleitschreiben (Cover Letter / Submission Statement): Eine Art „Bewerbungsschreiben” an die Herausgebenden, in dem unter anderem dargelegt wird, warum das Manuskript zur ausgewählten Zeitschrift passt und die die Methodik und wesentliche Ergebnisse sowie deren Neuheitswert zusammenfasst.
• Verfügbarkeit von Forschungsdaten (engl. Data Availability Statement): Informationen darüber, inwieweit die dem Artikel zugrundeliegenden Forschungsdaten zugreifbar sind.
• Drittmittelförderung: Stammen die Forschungsergebnisse aus einem Forschungsprojekt, welches durch Drittmittel gefördert wurde, so müssen Mittelgeber:in und das Förderkennzeichen genannt werden; dies gilt auch für Publikationen aus Projekten, die nicht-drittmittelgefördert sind, die aber eine Publikationsförderung wie z.B. über DEAL erhalten haben; teilweise werden diese Informationen auch im Abschnitt „Acknowledgements“ bereitgestellt.
• Keywords: Schlagworte, die den Inhalt der Forschung inhaltlich umschreiben.
• ORCID: Die über ORCID.org registrierten Autor:innenidentifikationsnummern.
• Patienteneinwilligung: Um Patient:innendaten in der Forschung verwenden zu dürfen, müssen Patient:innen deren Verwendung zugestimmt haben.
• Ethikvoten: Wird in Projekten mit Patientendaten oder Probanden gearbeitet oder Tierversuche durchgeführt, ist die Beratung und Begutachtung durch die institutionelle Ethik-Kommission hinsichtlich wissenschaftsethischer Fragen zentral und muss belegt werden.
• Anhang oder Supplement: Um das Manuskript lesbar zu halten, werden zusätzliche Inhalte, die dem Verständnis oder der Veranschaulichung dienen, als Anhang oder Supplement mitveröffentlicht. Anhänge bestehen meist aus Text, Supplements aus anderen Inhalten.

Vorgaben für weitere Publikationstypen

Auch für Konferenzbände, über die schriftliche Ausarbeitungen von Vorträgen in Proceedings oder Postceedings publiziert werden, oder für Buchbeiträge gelten zumeist ebenfalls entsprechende Vorgaben.

Aufbereitung für das Double-Blind-Begutachtungsverfahren

Viele Zeitschriften führen für die Qualitätssicherung ein Peer-Review-Verfahren durch, bei dem sich Autor:innen und Gutachter:innen wechselseitig nicht kennen. Dies wird auch als „Double Blind Peer Review“ bezeichnet. Um zu verhindern, dass Gutachter:innen indirekt aus dem Manuskript herauslesen können, wer die Autor:innen sind, muss das Manuskript vor der Einreichung anonymisiert werden, d.h. die Informationen werden zwar vorgehalten, aber für die Einreichung zunächst wieder aus dem Manuskript gelöscht und erst nach der Begutachtung und Annahme wieder eingefügt. Neben den Autor:innennamen werden Projektbezeichnungen, Acknowledgements oder auch Referenzen auf die eigenen Publikationen für die Begutachtung entfernt.

Hilfe bei der Manuskripterstellung: Kurse für das wissenschaftliche Schreiben

Einführungen zum wissenschaftlichen Schreiben bieten die meisten Universitäten und Hochschulen in ihrem allgemeinen Kursprogramm an. Auch Graduiertenschulen und -zentren bieten entsprechende Veranstaltungen an; gelegentlich finden solche Einführungskurse auch auf Fachkonferenzen statt, wenn dort ein spezielles Programm für den wissenschaftlichen Nachwuchs angeboten wird.

Viele Verlage bieten auch gegen Bezahlung Dienste für sprachliche Verbesserungen und Verbesserung der Lesbarkeit an.

Bücher zum Thema „Wissenschaftliches Schreiben“, insbesondere mit dem Fokus auf die Lebenswissenschaften, finden Sie auch über das ZB MED-Suchportal LIVIVO.

Veröffentlichung vs. Patentierung

Eignen sich die Ergebnisse zur Patentierung, so sollte von einer Veröffentlichung bzw. Einreichung zunächst Abstand genommen werden, bis das Patent angemeldet wurde. Mit Veröffentlichung gehen die Ergebnisse in den State-of-the-Art ein, der zur Bewertung der Neuheit einer technologischen Entwicklung herangezogen wird. Eine Veröffentlichung kann daher neuheitsschädlich sein und die Patenterteilung gefährden. Auch auf die Veröffentlichung als Preprint sollte verzichtet werden. Bei Fragen helfen die Technologietransferabteilungen an Universitäten und Hochschulen weiter.

Verwendung von KI-Tools beim Abfassen von Manuskripten

Da der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und auf sogenannten Large Language Models (LLM) aufbauenden Tools wie z.B. ChatGPT für das Abfassen von Texten immer beliebter werden, geben sich Zeitschriften mittlerweile eine Policy, in der sie unter anderem den Umgang mit diesen Tools bei der Manuskripterstellung regeln. Punkte, auf die sich viele wissenschaftliche Communities bislang einigen konnten und die sich in solchen Policies wiederfinden, sind unter anderem:

• Wurde mit entsprechenden Tools gearbeitet, so muss dies verpflichtend deklariert werden, allerdings können diese Tools nicht als Ko-Autor:innen benannt werden, weil es sich dabei nicht um natürliche Personen handelt.
• Autor:innen tragen die alleinige Verantwortung für das Manuskript, d.h. sie sind verpflichtet, die Erzeugnisse der Tools auf Richtigkeit und Plagiate zu überprüfen. Werden Referenzen generiert, so muss überprüft werden, ob die zitierten Publikationen auch tatsächlich existieren.

Diese Punkte sollten auch dann Beachtung finden, wenn die Zeitschrift über (noch) keine entsprechende Policy verfügt, weil sie der guten wissenschaftlichen Praxis dienen und im Umkehrschluss bei Nicht-Beachtung zu wissenschaftlichem Fehlverhalten führen können.

Nach der Erstellung: Manuskripteinreichung

Für das Management der Manuskripte arbeiten viele Zeitschriften mit einem Manuskripteinreichungssystem über das meist auch das Peer-Review-Verfahren, Übersendung von Überarbeitungen etc. abgewickelt werden. Für Konferenzen gibt es ebenfalls entsprechende Systeme; diese können zusätzlich meist auch noch Anmeldungen etc. verwalten. In der Regel ist für die Nutzung solcher Systeme eine Registrierung erforderlich. Kleinere Zeitschriften nehmen Manuskripteinreichungen auch über E-Mail entgegen.

Viele Zeitschriften veröffentlichen Artikel in einem bestimmten Turnus und in Ausgaben. Daher werden für die Einreichung der Manuskripte oftmals Fristen gesetzt.

Mit der Manuskripteinreichung startet nach einer formalen Prüfung durch die Herausgebenden das Peer-Review-Verfahren.

Verzicht auf Mehrfacheinreichung bei unterschiedlichen Zeitschriften

Auf das gleichzeitige Einreichen eines Manuskripts bei unterschiedlichen Zeitschriften sollte verzichtet werden. Dies bindet unnötig Gutachter:innenressourcen und kann daher auch als wissenschaftliches Fehlverhalten gewertet werden. Kommt es gar zur Mehrfachveröffentlichung eines Manuskripts bei unterschiedlichen Zeitschriften, liegt ein Plagiatsfall und unter Umständen auch ein Verstoß gegen das Urheberrecht vor. Erst nach endgültiger Ablehnung nach Abschluss des Peer-Review-Verfahrens kann das Manuskript bei einer anderen Zeitschrift eingereicht werden.
Die Anwendung der „Salami-Taktik“, also das Aufteilen von Ergebnissen auf mehrere Manuskripte, obwohl darüber in einem berichtet werden könnte, kann ebenfalls als Fehlverhalten gewertet werden, weil hier der Publikationsoutput künstlich vergrößert wird. Hierauf sollte ebenfalls verzichtet werden.

Siehe auch

Publikationsrichtlinie oder Affiliationsrichtlinie: Was hat es damit auf sich?
Zur Rolle von wissenschaftlichen Autor:innen: Was sollten Forschende darüber wissen?
Gute wissenschaftliche Praxis, wissenschaftliches Fehlverhalten und wissenschaftliche Integrität: Was hat es damit auf sich?
Peer Review: Warum ist es wichtig?
Wissenschaftliche Reputation und Forschungsbewertung – was muss ich wissen?

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